PENGORGANISASIAN

Pengenalan Pengorganisasian

a.       Definisi  Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi dengan cekap dan berkesan.

”Pengorganisasian adalah proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa pelaksananya dan bagaimanakah tugas-tugas tersebut akan diurus dan dikoordinasikan.”     Lewis et al. (2001)

Pengorganisasian juga adalah proses menentukan bentuk autoriti yang pekerja miliki, siapa yang akan melakukan kerja tertentu, kaedah dan peralatan yang digunakan dan lain-lain peraturan yang menentukan bagaimana kerja perlu dilakukan.  

            organisasi terbahagi kepada dua jenis, iaitu:-

i.      Organisasi Formal

·         Organisasi yang dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan.

ii.     Organisasi Tidak  Formal

·         Organisasi yang diwujudkan hasil dari hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi.

·         Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi.

·         Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan.

·         Contohnya, pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi Pahang terdiri daripada pelbagai tahap pengurusan.

b.       Kepentingan Pengorganisasian 

i.      Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.

Pengorganisasian membolehkan seseorang pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

ii.    Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama.  

      Melalui pengorganisasian sumber organisasi boleh diagihkan mengikut keperluan setiap bahagian atau unit dalam organisasi.  Pengagihan sumber mengikut keperluan dapat mengelakkan berlakunya pembaziran dan menjimatkan kos pengeluaran.

iii.    Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian yang dilakukan mengagihkan tugas-tugas kepada setiap individu dalam organisasi dan melibatkan penentuan autoriti serta tanggungjawab yang perlu diberikan kepada pekerja berkenaan agar pekerja dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Setiap individu juga dibekalkan dengan prosedur dan kaedah dalam melakukan tugasnya. Di sini tingkah laku pekerja dapat dikawal agar tidak berlaku penyimpangan.

Struktur Organisasi &&&&&&&&&&

Struktur organisasi ialah suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan. Struktur organisasi dapat menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan. Melalui carta organisasi struktur lini dan staf dapat dilihat dengan jelas. Umumnya struktur organisasi terbahagi kepada tiga bentuk iaitu struktur fungsian, struktur divisional dan struktur matrik.

 

 

a.       Jenis-jenis  Struktur Organisasi      

 

i.          Struktur Fungsian

Struktur fungsian yang juga dikenali sebagai struktur birokratik. Struktur ini dibentuk berdasarkan kepada pengelompokan aktiviti atau tugas berdasarkan fungsi asas organisasi. Struktur ini adalah struktur paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad. Melalui struktur ini sumber dapat digunakan dengan cekap kerana setiap pekerja mahir dengan tugas yang dilakukan.  Ia mengelaskan pekerja mengikut tugas dan fungsi yang dijalankan oleh setiap jabatan seperti dalam pengeluaran, jualan, sumber manusia, penyelidikan, pembangunan dan kewangan.

Contoh Struktur Organisasi Fungsian

 

Kebaikan

o        Menggalakkan pengkhususan kemahiran. Pekerja akan menumpukan perhatian kepada kerja yang mereka lakukan kerana adanya pengkhususan terhadap tugas.

o        Meningkatkan pembangunan kerjaya dan latihan dalam jabatan. Pekerja akan dapat memahirkan diri dalam bidang mereka kerana mereka melakukan kerja yang sama di dalam jabatan. Pekerja baru juga mudah dilatih di dalam jabatan kerana bidang pengkhususan yang sama.

o        Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran.

o        Mengurangkan duplikasi penggunaan sumber. Kos dan masalah pengurusan juga dapat dikurangkan kerana wujudnya perkongsian sumber dan kecekapan pengurus dapat ditingkatkan kerana pengurus dalam bidang yang serupa dikumpulkan dalam jabatan yang sama.

o        Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka.

o        Keputusan adalah dipusatkan, dengan itu ianya mudah dibuat.

 

Keburukan

o        Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi. Tiadanya penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan-jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza.

o        Menekankan pada satu tugas yang rutin.

o        Kebanyakan masalah yang timbul di peringkat jabatan perlu di bawa ke jabatan lain,  tidak semuanya dapat diselesaikan di peringkat jabatan.  Ini melibatkan kos yang tinggi dan masa yang panjang.

o        Mengurangkan komunikasi antara jabatan dengan jabatan lain.

o        Sukar untuk membuat penjadualan antara jabatan dengan jabatan lain.

o        Pembangunan pengurus dan pekerja hanya dalam bidang yang terhad.

ii.        Struktur Divisional/Divisyen/Organik

Struktur divisyen/organik adalah dimana setiap division mempunyai jabatan fungsian masing-masing untuk memastikan dalam proses pengeluaran dan pemasaran, setiap division tidak perlu bergantung kepada division yang lain. Boleh dibahagikan kepada 3 bentuk utama, iaitu mengikut produk/perkhidmatan, lokasi/geografi, dan pelanggan/pengguna.

Divisyen Produk

Struktur divisyen mengikut produk selalunya dibentuk oleh syarikat yang komplek seperti syarikat multinasional yang mengeluarkan pelbagai jenis produk seperti Matsushita, Mc Donnell Dauglas dsb. Jenis ini memudahkan pihak pengurusan menyelaraskan operasi atau servis yang berkaitan dan membolehkan individu yang bekerja di dalamnya menggunakan sepenuhnya kemahiran dan kepakaran masing-masing untuk menghasilkan produk. Pengurus diberi kebebasan untuk mengatur beberapa strategi seperti mereka bentuk, mengeluar dan memasarkan produk.

Contoh Struktur Divisyen Produk

Kebaikan

o        Sesuai untuk organisasi yang menghadapi perubahan yang cepat pada produk atau servis.

o        Dapat menyesuaikan dan mementingkan permintaan pelanggan.

o        Mempunyai tanggungjawab yang jelas bagi setiap jabatan.

o        Pembangunan dan perkembangan pengurus didapati di sepanjang fungsi lini.

Kelemahan

o        Kemungkinan berlaku penggunaan kemahiran dan sumber yang tidak cekap.

o        Tidak memupuk koordinasi kegiatan antara unit produk atau servis.

o        Perebutan dalam pengagihan sumber antara jabatan.

o        Penyelesaian masalah hanya terhad pada satu jabatan produk atau servis sahaja.

o        Menghadkan pergerakan kerjaya di luar unit produk atau servis berkenaan.

Divisyen Pelanggan/Pengguna

Diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan utama organisasi untuk memenuhi keperluan dan kehendak pelanggannya dengan lebih cekap dan berkesan. Pelanggannya mungkin terdiri daripada pengguna biasa, pengguna perdagangan, pengguna industri, pengguna ketenteraan, pengguna sekolah atau institusi pengajian. Contohnya, terdapat jabatan yang bertanggung jawab untuk mengeluar dan memasarkan barangan mengikut pengguna dan ada yang bertanggungjawab memasarkan barangan industri.  Contoh organisasi lain yang mempunyai divisyen pelanggan adalah seperti bank yang membahagi jabatannya mengikut pelanggan individu dan pelanggan syarikat.

Contoh divisyen mengikut pelanggan

Kebaikan

o        Dapat memberi tumpuan sepenuhnya kepada pelanggan yang berkaitan.

o        Mengurangkan kekeliruan yang mungkin berlaku antara setiap pelanggan.

o        Proses koordinasi dapat dijalankan dengan lebih baik.

Kelemahan

o        Terdapat duplikasi fungsi iaitu membuat kerja yang sama bagi pelanggan yang berlainan.

o        Melibatkan banyak peraturan dan prosedur bagi memastikan keseragaman.

Divisyen Geografik

Struktur divisyen geografik dapat dilihat dari dua aspek iaitu diwujudkan berdasarkan tempat di mana kerja-kerja atau operasi organisasi dijalankan atau diwujudkan berdasarkan lokasi pasaran yang menjadi fokus organisasi. Bagi aspek tempat kerja dijalankan, pengurusan mewujudkan jabatan di lokasi-lokasi tertentu kerana kemudahan untuk mendapatkan punca sumber bahan mentah atau tenaga buruh dilokasi tersebut manakala aspek kedua diwujudkan berhampiran dengan pelanggan supaya organisasi dapat bertindak cepat dan sebaik yang mungkin untuk memenuhi keperluan pelanggan. 

Contoh Struktur Divisyen Geografik

Kebaikan

o        Peralatan yang digunakan ditempatkan hanya pada satu tempat, maka ia dapat menjimatkan kos.

o        Pengurus dapat mempertingkatkan kemahiran dalam membuat keputusan.

o        Pengurus lebih mengetahui masalah pelanggan.

o        Sesuai untuk organisasi multinasional.

Keburukan

o        Terdapat duplikasi fungsi antara lokasi, contohnya setiap lokasi mempunyai fungsi akaun, pembelian, perkilangan dan lain-lain fungsi.

o        Mewujudkan konflik matlamat antara cawangan dengan organisasi.

o        Memerlukan banyak peraturan untuk koordinasi dan penyeragaman kualiti antara cawangan.

o        Pekerja tidak memahami masalah di cawangan lain.

iii.       Struktur Matrik

Struktur Matrik juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”. Ia adalah gabungan dua jenis struktur iaitu struktur produk dan struktur fungsian.  Perjabatanan jenis ini memerlukan  staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatan fungsian (menegak) dan ketua jabatan produk (mendatar).  Struktur ini membolehkan penggunaan sumber manusia dengan cekap kerana kemahiran yang ada pada pekerja boleh digembeling untuk membangunkan satu-satu produk baru di samping melakukan tugas-tugas fungsian. Struktur ini sesuai jika organisasi menghadapi persaingan yang kuat dalam inovasi produk dan servis, perubahan pasaran dan teknologi yang pantas dan sumber tenaga mahir yang terhad. Misalnya, persaingan yang sengit memaksa organisasi untuk melakukan pembaharuan dalam produk dan perkhidmatan yang ditawarkan. Untuk memastikan organisasi mempunyai daya saing, pengembelingan usaha dan kreativiti pekerja yang sedia ada adalah perlu.

Presiden

Pengurus Kewangan

Pengurus Penyelidikan

Pengurus Projek

Pengurus Pengeluaran

Wakil Kewangan

Wakil Penyelidikan

Pengurus Projek Ayam

Wakil Pengeluaran

Wakil Kewangan

Wakil Penyelidikan

Pengurus Projek Lembu

Wakil Pengeluaran

Wakil Kewangan

Wakil Penyelidikan

Pengurus Projek Kambing

Wakil Pengeluaran

 

Kebaikan

o        Memberi kelenturan kepada pengurus dalam memperuntukan pekerja kepada projek.

o        Menggalakkan kerjasama antara jabatan dalam organisasi. Organisasi lebih terdedah  kepada perubahan dalam persekitaran.

o        Memberi penglibatan dan cabaran kepada pekerja. Kerjasama antara bidang akan dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan.

o        Berlaku peningkatan komunikasi di kalangan pekerja, dengan ini pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

o        Memperkembangkan peranan antara perorangan, pemberi maklumat dan pembuat keputusan.

o        Melibatkan pengkhususan pengetahuan bagi semua projek.

Keburukan

o        Ia terlalu kompleks dan ini memerlukan kemahiran antara perorangan yang baik dan ini  akan menimbulkan banyak masalah.

o        Untuk melaksanakannya memerlukan kos pengurusan yang tinggi contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan.

o        Kuasa selalunya akan didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert. Wujud konflik kesetiaan sama ada kepada jabatan fungsi atau projek.

o        Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan perselisihan faham antara staf dan pengurus. Ia juga meningkatkan kekecewaan kerana pekerja menerima arahan dari dua ketua yang berlainan.

o        Mungkin akan mengakibatkan lebih banyak perbincangan daripada tindakan.

Prinsip dan Konsep Pengorganisasian

 

a.       Prinsip Pengorganisasian

Prinsip pengorganisasian bermaksud garis panduan yang digunakan untuk melaksanakan tugas pengorganisasian.  Terdapat tujuh prinsip pengorganisasian yang penting, iaitu:-

i.      Pengkhususan kerja

Dikenali juga sebagai pembahagian kerja kerana ia melibatkan pembahagian sesuatu tugas yang rumit kepada komponen-komponen yang khusus atau beberapa tugas kecil.  Dengan cara ini seseorang pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja. Ini akan meningkatkan kemahiran dan kebolehan mereka dalam melaksanakan sesuatu kerja. Pengkhususan kerja memudahkan pihak pengurusan menyusun dan menyeragamkan tugas-tugas dalam organisasi. Contohnya, pengkhususan kerja dalam bidang kewangan atau pemasaran saja.

ii. Kesatuan arahan

Setiap pekerja hanya mempunyai seorang ketua, oleh itu setiap pekerja hanya melapor pada seorang ketua sahaja.

iii.    Rantaian arahan

Merupakan hubungan pelaporan di dalam organisasi. Merujuk kepada garisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa. Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas.

iv.   Kesatuan objektif

Semua objektif jabatan, bahagian dan individu mesti mengarah kepada objektif organisasi yang sama.

v.   Autoriti

Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu kerja. Menurut Willian (2000), autoriti adalah hak yang sah dan formal yang diberikan kepada pengurus untuk membuat keputusan, memberi arahan dan mengagihkan sumber bagi mencapai hasil-hasil yang diharapkan oleh organisasi. Ini bermaksud individu yang memegang autoriti mempunyai hak atau kuasa untuk melaksanakan sesuatu tindakan mengikut peraturan yang ditetapkan oleh organisasi dan juga mempunyai hak untuk mempengaruhi tindakan pekerja lain yang biasanya merupakan pekerja bawahannya melalui arahan. Pekerja berkenaan pula wajib mematuhi arahan yang diberikan. Autoriti ini adalah autoriti formal yang bermaksud pengurus mempunyai hak tersebut disebabkan oleh kedudukan jawatannya dalam organisasi. Autoriti terbahagi kepada dua jenis iaitu:-

·         Autoriti lini

            Satu bentuk autoriti di mana pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja ke arah mencapai matlamat organisasi. Ia melibatkan aktiviti-aktiviti yang berdasarkan misi dan matlamat utama organisasi. Struktur organisasi ini menunjukkan autoriti bergerak di dalam rantaian arahan secara langsung daripada pihak atasan kepada pihak bawahan. Pihak pengurus mempunyai hak untuk mengarah dan mengawal aktiviti staf bawahannya untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi.

·         Autoriti staf

            Autoriti staf  pula adalah autoriti yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan lini. Autoriti staf menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada organisasi rasmi. Pengurus dengan autoriti staf tiada kuasa untuk memaksa struktur lini menerima keputusan atau nasihat mereka.

vi.   Jangkauan kawalan

Jagkauan kawalan merujuk kepada bilangan pekerja yang melapor kepada seorang penyelia.  Ia bermakna hanya sejumlah pekerja  sahaja di dalam kawalan atau autoriti seorang ketua. Jangkauan kawalan atau jangkauan pengurusan didefinasikan sebagai bilangan staf atau orang bawahan yang melapor terus kepada seorang pengurus atau ketua. Biasanya terdapat dua bentuk jangkauan kawalan dalam organisasi, iaitu:-

Jangkauan kawalan luas – Seorang pengurus atau ketua mempunyai ramai staf atau orang bawahan. Struktur ini dinamakan struktur rata/mendatar.  Oleh itu, pengurus atau ketua tidak dapat memberi bimbingan dan kawalan yang mencukupi.

Jangkauan kawalan sempit – Seorang pengurus atau ketua mempunyai orang bawahan yang kurang/sedikit.  Tugas pengurus atau ketua adalah ringan.  Staf atau orang  bawahan mendapai bahawa tugas mereka terlalu dikawal.  Akibatnya wujud jangkauan kawalan yang ketiga , jangkauan kawalan sederhana, iaitu tidak terlalu tinggi dan tidak pula terlalu mendatar. Rajah di bawah menunjukkan tiga bentuk jangkauan kawalan yang disebutkan diatas.

  

vii.  Delegasi Tugas  

Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi.  Terdapat dua jenis delegasi tugas iaitu pemusatan dan pemencaran.

·         Pemusatan (centralization)

Pemusatan bermakna autoriti dan keputusan tertumpu di peringkat pengurusan atasan dalam hirarki organisasi.  Jika ada pun autoriti yang diturunkan ia sangat sedikit dan terbatas. Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman. Contohnya, proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.

·         Pemencaran (decentralization)

Pemencaran bermakna pengurus menurunkan sebahagian besar autoritinya kepada peringkat-peringkat yang lebih rendah dalam hirarki autoriti organisasi.  Kuasa yang diturunkan termasuk kuasa membuat keputusan dan melibatkan pengurus bawahan di dalam penetapan objektif. Pemencaran membolehkan keputusan dapat dilakukan dengan cepat. Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan. Contohnya, proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan.