PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

BAB 7 : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 

Program pembangunan  dan pentadbiran sumber manusia untuk meningkatkan prestasi  dan kualiti  di samping memenuhi keperluan  dan kepuasan mereka.

1.    DEFINISI PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (PSM)

Suatu sistem yang komprehensif dan bersepadu bagi mengurus tenaga kerja secara efektif dalam usaha untuk mencapai matlamat organisasi – Courtland (1993)

2.    KEPENTINGAN PSM

• Menarik calon yang berkelayakan untuk memohon pekerjaan di firma berkenaan.
• Membangunkan  kebolehan dan kepakaran pekerja bagi mendapatkan tingkat prestasi yang tinggi.

·         Mengekalkan sumber manusia/kakitangan yang berkualiti dan berpotensi.

3.    AKTIVITI PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perancangan
2. Pengrekrutan
3. Pemilihan
4. Orientasi dan suai kenal
5. Latihan dan pembangunan
6. Penilaian prestasi
7. Pentadbiran ganjaran & pampasan
8. Keselamatan dan kesihatan pekerja
9. Perhubungan industri

i.       PERANCANGAN  SUMBER MANUSIA

•          Melibatkan penganalisaan situasi pekerjaan sekarang dan masa depan serta membentuk strategi untuk memenuhi keperluan sumber manusia bagi organisasi.

Melibatkan 2 aktiviti:

a.    Analisis pekerjaan

b.    Ramalan sumber manusia

a.    Analisis  Pekerjaan

•          Kajian mendalam yang dilakukan bagi mengenalpasti tugas-tugas yang perlu disempurnakan oleh penjawat sesuatu jawatan serta syarat-syarat yang mesti ada sebelum seseorang individu menyandang sesuatu jawatan.

•          2 perkara yang akan diperolehi hasil daripada analisis pekerjaan:

Huraian kerja (Job Description)

Spesifikasi kerja (Job Specification)

i.       Huraian Kerja (Job Description)

Senarai bertulis yang menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh seseorang  penjawat.

Contoh  Huraian Kerja (Job Description)

Company:      Artic Fashion Sdn. Bhd.

Job Title:        Account And Admin Executive

Job Category:           Accounting

Job description: Responsibilities:

·         Able to handle full sets of manufacturing account and payroll

·         Prepare management reports and financial statements

·         Able to deal with EPF & SOCSO issues

Contoh   Huraian Kerja (Job Description)

Job Title: Financial  Consultant

Job description:

·         Call on policyholders to deliver and explain policy

·         To analyze insurance /investment program and suggest additions or changes

·         Seek out new clients and develop clientele by networking to find new customers and generate lists of prospective clients.

·         Develop marketing strategies to compete with other individuals or companies who offered insurance/investment plans

ii.    Spesifikasi Kerja (Job Specification)

  

Dokumen yang menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan.

Contoh Spesifikasi Kerja

Job Title: Financial  Consultant

•          At least 2 year(s) of working experience in Manufacturing Accounts

•          Possess at least a Professional Certificate/LCCI/Diploma or Advanced/Higher/Graduate Diploma in Finance/Accountancy/Banking or equivalent

•          Required skill(s): UBS & MS EXCEL

•          Required language(s): English, Chinese

•          Applicants should be Malaysian citizens or hold relevant residence status.

b.    Ramalan Sumber Manusia

Melibatkan usaha membuat jangkaan ke atas keperluan semasa dan masa depan sumber manusia.

Unjuran dengan teknik tertentu dan data sejarah digunakan.
Kegagalan membuat ramalan mengakibatkan berlakunya masalah seperti lebihan pekerja pada masa beban kerja sedikit, ketiadaan kakitangan dengan kemahiran yang diperlukan dan kakitangan yang ada tiada kemahiran

ii.    PENGREKRUTAN

Merupakan proses mengenalpasti dan menarik minat individu atau calon yang berkelayakan dan berkemahiran untuk mengisi jawatan kosong  dalam organisasi.

Sumber Pengrekrutan

i.      Sumber Dalaman

ii.     Sumber  Luaran

Pengrekrutan Dalaman

Tawaran pekerjaan dilakukan kepada pekerja di dalam organisasi itu sendiri.  

Kaedah yang biasa digunakan untuk pengrekrutan dalaman ialah:

           

a.    Kaedah tertutup

Pengurus akan memutuskan pekerja mana yang perlu dinaikkan pangkat setelah mengambil kira pandangan dari penyelia yang berkaitan. Pekerja berkelayakan boleh mengisi borang permohonan, mengambil ujian dan ditemuduga       oleh pihak pengurusan.

           

b.    Kaedah terbuka

Maklumat tentang kekosongan jawatan diiklankan melalui buletin atau pekeliling organisasi. Pekerja yang berminat dan berkelayakan akan memohon.            Ia bertujuan untuk memupuk minat dan kesetiaan pekerja.

Pengrekrutan Luaran

Penawaran pekerjaan yang dilakukan kepada pihak luar dari organisasi.

Kaedah yang biasa digunakan untuk pengrekrutan luaran ialah

·         Media Pengiklanan

·         Agensi pekerjaan

·         Kampus Universiti dan kolej

·         Pejabat buruh

iii.   PEMILIHAN

•          Proses mengambil pekerja yang terbaik daripada sejumlah calon–calon yang memohon sesuatu pekerjaan. Pekerja yang dipilih mestilah mempunyai kelayakan yang diperlukan berdasarkan spesifikasi kerja.

•          Antara kaedah lazim yang digunakan dalam melakukan pemilihan kakitangan:

-          Borang permohonan

-          Saringan

-          Ujian

-          Temuduga

-          Semak rujukan dan latar belakang

-          Ujian fizikal dan kesihatan.

Borang Permohonan

•          Calon yang berminat akan mengisi borang permohonan kerja.

•          Calon perlu menyertakan maklumat peribadi (resume) dan salinan sijil-sijil yang disahkan.

Saringan

Tapisan awal ke atas borang permohonan bagi memilih calon yang memenuhi syarat untuk di pilih ke proses seterusnya

Ujian

Ujian dilakukan untuk memilih pemohon yang benar-benar mempunyai pengetahuan, kebolehan dan keupayaan untuk memegang jawatan yang ditawarkan.

Temuduga

•          Calon yang sesuai dan memenuhi syarat akan dipanggil untuk temu duga.

•          Ia adalah untuk mendapatkan maklumat yang terperinci daripada calon berhubung dengan kelayakan, pengalaman, kemahiran, sikap terhadap pekerjaan, komunikasi, idea dan sebagainya.

•          Calon akan diberitahu tentang tugas-tugasnya, sekiranya ditawarkan tempat untuk berkhidmat, polisi syarikat, gaji yang ditawarkan dan aspek lain yang berkait rapat dengan organisasi.

Semak Rujukan Dan Latar Belakang

•          Bertujuan untuk memeriksa kebenaran penyata calon mengenai diri mereka dan mengetahui pendapat orang lain tentang diri calon.

•          Sumber rujukan adalah dari; syarikat pemohon terdahulu, nama rujukan yang dinyatakan dalam borang permohonan

Ujian Fizikal Dan Kesihatan

Bertujuan untuk memastikan calon tersebut sihat dan bebas daripada penyakit dan merbahaya.  Termasuk ujian dadah.

iv.   ORIENTASI DAN SUAIKENAL

Calon-calon yang terpilih menyertai  organisasi akan melalui aktiviti orientasi.

▪     Iaitu proses memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru kepada organisasi.

▪     Orientasi dapat memperkenalkan dan menyesuaikan pekerja baru dengan tugas, suasana persekitaran dan kumpulan kerja yang baru.

Tujuan Orientasi:

•          Membantu pekerja menyesuaikan diri dengan keadaan persekitaran tempat kerja yang baru.

•          Memperkenalkan pekerja kepada ketua dan pekerja yang lain.

•          Menerangkan polisi, prosedur dan peraturan organisasi kepada pekerja.

•          Menerangkan struktur organisasi kepada pekerja.

•          Menerangkan aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kerja atau jawatan kepada pekerja.

v.    LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

LATIHAN

Usaha organisasi untuk membolehkan pekerja mempelajari pengetahuan, kemahiran atau gelagat yang berkaitan dengan kerja.

Terdiri daripada:

•          Latihan semasa kerja (On the job training)

•          Latihan di luar waktu kerja (Off the job training)

Latihan Semasa Kerja (On The Job Training)

•          Dijalankan semasa pekerja sedang bekerja.

•          Jenis latihan yang biasa diamalkan ialah:

§  Program perantisan

§  Mentor

§  Pusingan kerja

§  Program Perantisan

Program yang perlu dilalui oleh calon dalam masa yang telah ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang telah ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja bertaraf.

§  Mentor

Pekerja baru dibimbing oleh pekerja lama dalam waktu bekerja.

§  Pusingan kerja

Latihan kepada pekerja melalui pemindahan secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain. Pekerja dapat memperolehi pelbagai kemahiran dan pengetahuan.

Latihan Di luar Kerja (Off The Job Training)

•          Latihan yang dijalankan di luar masa bekerja seperti di pusat-pusat latihan, bilik seminar atau di mana sahaja lokasi yang bukan tempat bekerja sebenar pekerja.

•          Terdapat jurulatih yang memberi petunjuk/penerangan kepada pekerja terlibat

•          Contoh:  simulasi,  seminar, business game (permainan perniagaan)

PEMBANGUNAN PENGURUSAN (kerjaya pekerja)

•          Program ini dijalankan bagi meningkatkan kemahiran konseptual, analitikal dan penyelesaian masalah.

•          Biasanya dijalankan oleh pengurus atau pakar seperti  memberi latihan kepimpinan kepada pengurus bawahan

vi.   PENILAIAN PRESTASI 

Merupakan satu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan/kelemahan pekerja dalam melakukan kerjanya.

Tujuan:

• Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung prestasi mereka.
• Menyediakan langkah-langkah tertentu untuk meningkatkan prestasi mereka.
• Memberi asas kepada pihak pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.
• Memberikan maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembangunan pekerja.
• Memberikan maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan organisasi.

Kaedah Penilaian Prestasi

}  Skala Perkadaran

menggunakan borang yang diformatkan.  Pekerja dinilai dari segi kualiti atau ciri-ciri lain.  Setiap faktor diberi skala.  Contohnya 1 (sangat tidak memuaskan) 5 (sangat memuaskan) dll.

}  Perbandingan Pekerja

mengkelaskan pekerja berdasarkan faktor-faktor seperti prestasi kerja dan nilainya kepada organisasi.  Hanya seorang individu sahaja diletakkan di kelas tertentu.

}  Esei

Penilai menghuraikan prestasi pekerja yang merangkumi kelebihan dan kelemahan dalam bentuk esei, dikemukakan juga cadangan bagi membaiki prestasi pekerja.

vii.  PENTADBIRAN GANJARAN    DAN PAMPASAN

-          Merupakan bayaran dan imbuhan yang diberikan kepada pekerja dalam bentuk ganjaran kewangan atau bukan kewangan sebagai pertukaran bagi pelaksanaan sesuatu kerja yang telah ditetapkan

-          Merupakan bayaran dan imbuhan yang diberikan kepada pekerja sebagai pertukaran bagi pelaksanaan sesuatu kerja yang telah ditetapkan

-          Boleh dilakukan mengikut senioriti atau merit pekerja

Cth ganjaran ialah gaji, upah, bonus dll

Cth pampasan, ganjaran persaraan, gantirugi

Ganjaran bentuk wang

-     Gaji                                   -    Upah

-          Komisen jualan                 -    Bonus tahunan

-          Elaun

Ganjaran bukan kewangan

-          Kemudahan perubatan  

-          Anugerah khidmat cemerlang

-          Kemudahan rumah dan kenderaan syarikat

-          Cuti bergaji

-          Peluang untuk melanjutkan pelajaran

-          Insurans kesihatan

viii.    KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA

Keselamatan pekerja adalah bertujuan mewujudkan tahap kepuasan serta motivasi yang tinggi di kalangan pekerja.

Langkah menjaga keselamatan pekerja

•       Memberi latihan keselamatan kepada pekerja

•       Menyediakan alat keselamatan

•       Menubuhkan jawatankuasa keselamatan

ix.       PERHUBUNGAN INDUSTRI

•          Hubungan antara pekerja dan majikan.

•          Bidang ini mencakupi isu, masalah dan pengurusan pekerjaan dan perilaku pekerja.

•          Definisi:  Proses manusia dan organisasi bertindakbalas di tempat           kerja bagi menetapkan syarat-syarat dan suasana kerja  yang boleh diterima sebagai standard atau piawaian oleh seluruh masyarakat.

Kesatuan Sekerja

•          Persatuan pekerja yang bekerjasama untuk cuba memperbaiki keadaan kerja mereka

•          Objektif:

-          Mengatur hubungan di antara pekerja dengan majikan, atau di antara pekerja dengan pekerja atau di antara majikan dengan majikan.

-          Sebagai perwakilan pekerja atau majikan dalam pertelingkahan perindustrian.

-          Menyusun, menyokong atau membiayai mogok atau kunci kilang dalam tukangan atau industri atau menentukan peruntukan gaji atau faedah untuk ahli semasa mogok atau kunci kilang.

Peranan Kesatuan Sekerja

•          Mewujudkan alat yang sah untuk diadakan perundingan bersama di antara buruh dengan majikan tentang upah, masa bekerja dan syarat-syarat pekerjaan.

•          Kesatuan Sekerja akan mengambil langkah-langkah bagi melindungi hak-hak ahli mereka.

-          menasihati ahli tentang hak-hak mereka.

-          meminta kerajaan meluluskan perundangan

-          memperkenalkan polisi-polisi yang akan memberikan faedah kepada ahli-ahlinya

Terdapat 3 pendekatan bagi mengekalkan hubungan yang harmonis di antara pekerja dan majikan:

•          Rundingan perlulah mengikut cara yang baik (good faith) apabila kesatuan sekerja dan pihak majikan berkomunikasi dan saling bekerjasama antara satu sama lain.

•          Pihak pengurusan perlu menunjukkan kesanggupan untuk berhubung dan berunding dengan kesatuan sekerja.  Serta sanggup berkompromi dalam keadaan-keadaan yang tegang, mengambil pandangan orang tengah jika sesuai dan bersikap toleransi sepanjang masa.

•          Kedua-dua belah pihak perlu mengadakan kerjasama bukan setakat memenuhi peruntukan undang-undang tetapi bersedia menyelesaikan segala masalah yang timbul hasil daripada hubungan majikan dengan pekerja.