PENGENALAN PENGURUSAN

Pengenalan Organisasi dan Pengurusan

a.       Definisi Organisasi dan Pengurusan

Definisi organisasi

Organisasi ialah gabungan dua atau lebih individu yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

Definisi pengurusan

Pengurusan adalah pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal  sumber-sumber bagi mencapai matlamat organisasi.                                                               (Richard L. Daft, 2006 m.s 8)

b.       Fungsi Pengurusan

Fungsi pengurusan dikenali sebagai proses disebabkan fungsi tersebut berkaitan antara satu sama lain dan perlu dilakukan secara sistematik serta terancang. Empat fungsi berkenaan ialah:

i.          Merancang

Perancangan merupakan proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi demi mencapai matlamat organisasi. Cara terbaik untuk mencapainya ialah melalui pemilihan tugas yang perlu di lakukan, membuat panduan bagaimana tugas dilakukan, dan menentukan bila ia sepatutnya dilakukan.

ii.        Mengorganisasi

Mengorganisasi adalah proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi. Ia merujuk kepada proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan untuk mencapai matlamat.  Ia menentukan kerja-kerja yang perlu dilaksanakan, siapakah yang akan melaksanakan kerja tersebut, dan bagaimana kerja-kerja tersebut akan di urus dan dikoordinasikan.

iii.       Memimpin    

Memimpin merupakan proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi. Ia menjadi sumber inspirasi dan motivasi pekerja supaya mereka bekerja keras ke arah pencapaian matlamat organisasi. Ia juga melibatkan aktiviti mempengaruhi dan memipin individu lain yang terlibat dalam tingkah laku kerja yang diperlukan untuk pencapaian matlamat yang ditetapkan oleh organisasi.

iv.       Mengawal

Mengawal adalah proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan. Pengurus mengawal aktiviti organisasi supaya prestasi sebenar adalah selaras dengan standard atau piawaian yang telah ditetapkan dan mengambil tindakan penambahbaikan bagi mencapai matlamat organisasi.

Peringkat  Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi, pengurus diklasifikasikan mengikut tingkat kedudukannya dalam organisasi. Biasanya seseorang pengurus akan dilantik secara formal dan mempunyai tanggungjawab khusus.

Tiga peringkat pengurusan yang lazimnya terdapat dalam sesebuah organisasi ialah pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan seperti dalam gambarajah di bawah.

 

i.         Pengurusan Atasan

Pengurus atasan adalah mereka yang bertanggungjawab ke atas pengurusan sesuatu organisasi secara menyeluruh. Mereka memberi tumpuan kepada perancangan jangka panjang atau juga dikenali sebagai perancangan strategik (melebihi tiga tahun). Pengurus atasan bertanggungjawab menetap dan menggariskan visi, misi, dasar, polisi dan matlamat organisasi serta membimbing organisasi agar interaksinya dengan persekitaran adalah baik. Antara contoh pengurusan atasan ialah Ketua pegawai eksekutif (CEO), Presiden, Pengarah Urusan  atau Pengarah.

ii.     Pengurusan Pertengahan

Pengurusan pertengahan adalah mereka yang bertanggungjawab kepada melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan. Peringkat pengurusan ini bertanggungjawab merangka dan membuat perancangan jangka sederhana atau perancangan tektikal ( 1 hingga 3 tahun) berpandukan objektif pengurusan atasan.

Mereka menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan kadangkala bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi dan membuat laporan kepada pengurus atasan.

Antara contoh pengurus pertengahan ialah ketua jabatan, pengurus produk atau pengurus pemasaran.

iii.    Pengurusan Bawahan

Pengurus bawahan adalah bertanggungjawab menyelia individu-individu yang terlibat secara lansung dengan pengeluaran produk dan perkhidmatan serta melaksanakan perancangan khusus yang telah ditetapkan oleh pengurus pertengahan. Mereka bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi bukan pengurusan. Pengurusan bawahan memberi tumpuan kepada perancangan jangka pendek atau perancangan operasi ( tidak melebihi 1 tahun)

Mereka memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja operasi, pelaksanaan tugas harian pekerja agar matlamat organisasi tercapai.

Cth; Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan

Peranan Pengurusan

a.       Peranan Pengurusan

Mintzberg adalah merupakan tokoh terawal yang terlibat untuk memberikan idea berkaitan pengurusan.  Menurut beliau, pelaksanaan empat fungsi pengurusan memerlukan pengurus memegang beberapa peranan penting pada tahap pengurusan yang berbeza. Peranan ialah satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang disandang.Terdapat beberapa peranan utama yang dimainkan oleh seseorang pengurus dari pelbagai tahap. Di antara peranan utama pengurus adalah sebagai :

a.     Penjalin Hubungan Perorangan

b.     Pembuat Keputusan

c.     Pemberi Maklumat

i.          Penjalin Hubungan Perorangan

o        Peranan Tunggak (Figurehead)

Pengurus mewakili jabatan atau organisasi dalam menyambut dan memberi penerangan kepada pelawat, pelanggan atau pihak luar yang memerlukan maklumat berhubung dengan organisasi. Biasanya pengurus yang terlibat dengan upacara penting di luar organisasi diwakili oleh pihak pengurusan atasan. Untuk mewakili organisasi bagi upacara yang kurang penting biasanya diwakili oleh pengurus peringkat bawahan.

o        Peranan Pemimpin (Leader)

Pengurus juga adalah ketua dalam organisasi atau jabatan atau kumpulan kerjanya. Dengan itu pengurus  biasanya bertindak sebagai pendorong  dengan memberi bantuan, motivasi, latihan dan tunjuk ajar kepada pekerja lain dalam organisasi. Pengurus turut menjadi role model  kepada pekerja.  Segala tindakan pengurus biasanya menjadi ikutan pekerja. Pada masa yang sama, pengurus boleh bertindak sebagai fasilitator kepada pekerja lain untuk mencapai matlamat organisasi.

o        Peranan Penghubung (Liaison)

Pengurus sebagai penghubung antara organisasi dengan pihak luar atau sesama pekerja. Ia akan menyampaikan, memberi dan mendapatkan maklumat daripada pihak luar yang akan memberikan kepentingan kepada organisasi. Hubungan yang berlaku sama ada secara rasmi atau tidak tetapi yang mustahak ia mestilah berkesan. Hubungan yang berlaku biasanya dengan pembekal, pelanggan, pelabur atau pihak bank.

ii.        Pembuat Keputusan 

o        Peranan Usahawan

Pengurus seharusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam segala aktiviti perniagaan yang dijalankan. Oleh itu pengurus perlu mempunyai ciri-ciri seorang usahawan seperti sentiasa berusaha untuk membangunkan perniagaan dan mengenalpasti peluang baru untuk meningkatkan keuntungan syarikat di samping memenuhi citarasa pelanggan . Pengurus perlu menggunakan daya kreativiti dan inovasi mereka untuk meningkatkan kelebihan untuk bersaing dengan pesaing lain dalam pasaran.

o        Peranan Menangani Gangguan

Di antara peranan pengurus adalah untuk menjadi orang tengah untuk menyelesaikan masalah berkaitan kerja, perhubungan sesama pekerja, masalah berkaitan produk atau pun masalah berkaitan pelanggan. Pengurus seharusnya meneliti, memahami dan cuba mengenalpasti tindakan boleh diambil untuk menyelesaikan masalah berkenaan supaya masalah tersebut tidak mengganggu pencapaian matlamat sesuatu organisasi.

o        Peranan Pengagih Sumber

Pengurus merancang dan mengelola sumber-sumber organisasi mengikut kepentingan dan kesesuaian tugas kepada unit-unit kerja atau jabatan tertentu. Sumber organisasi meliputi sumber manusia dan sumber fizikal. Penentuan kombinasi sumber yang cekap antara kedua-dua jenis sumber ini akan menghasilkan output yang terbaik.

o        Peranan Perunding

Pengurus adalah perunding di dalam organisasi dan juga dengan kumpulan-kumpulan di luar organisasi. Umpamanya, seorang pengurus pemasaran membuat rundingan dengan pelanggan untuk mendapat kontrak membekal barangan syarikat. Rundingan juga akan berlaku dengan pembekal, pihak-pihak kerajaan, pasaing dan sebagainya. Pengurus juga terlibat dalam rundingan dengan pekerja, rakan sekerja dan pihak atasan bagi meningkatkan prestasi organisasi.

iii.       Pemberi Maklumat  

o        Peranan Pemantau

Pengurus biasanya bertindak memantau kegiatan dan mengumpul maklumat, sama ada di dalam atau di luar organisasi. Sebahagian maklumat didapati daripada laporan, mesyuarat, seminar atau perbincangan dengan pihak-pihak tertentu. Mereka juga boleh melakukan pemantauan ke atas pekerja atau menyoal pekerja-pekerja lain untuk mendapatkan maklumat. Pengurus yang mempunyai maklumat akan lebih bersedia untuk membuat keputusan dan memastikan subordinat melakukan tugas bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

o        Peranan Penyebar

Maklumat penting yang di perolehi daripada pemantauan semasa mesyuarat atau persidangan biasanya akan disebarkan kepada subordinat sama melalui memo ataupun perjumpaan bersama subordinat. Maklumat yang disebarkan termasuklah objektif dan perancangan kerja kepada subordinat, dan laporan prestasi subordinat daripada pengurus atasan. Penyebaran maklumat secara mendatar juga boleh berlaku sesama rakan sekerja. Kebiasaannya maklumat ini perlu disaring untuk memastikan maklumat tepat diperolehi.  Dengan demikian,  pengurus harus menyebarkan maklumat yang tepat dan betul kepada subordinat bagi mengelakkan wujud sebarang kekeliruan.

o        Peranan Jurucakap

Pengurus akan bertindak sebagai jurucakap semasa bertindak memindahkan maklumat kepada pihak-pihak di luar unit kerja mereka. Pengurus akan menjadi jurucakap dalam kerja atau mungkin mewakili organisasi dalam perundingan dengan pihak luar organisasi seperti pelanggan, pembekal, kerajaan dan pelabur.

Kemahiran Pengurusan

Untuk meningkatkan keberkesanan dalam pengurusan, penguasaan beberapa jenis kemahiran amat diperlukan oleh pihak pengurusan. Antara kemahiran yang perlu dimiliki oleh pengurus ialah ;

i.          Kemahiran konseptual

ii.         Kemahiran teknikal   

iii.        Kemahiran kemanusiaan

i.          Kemahiran Konseptual

Kemahiran yang berkaitan dengan keupayaan melihat organisasi secara menyeluruh, iaitu memahami hubungkait dan saling bergantung antara bahagian atau unit dalam organisasi serta memahami bagaimana organisasi menyesuaikan diri dalam persekitaran perniagaan. Kemahiran konseptual membolehkan pengurus memahami kesan sesuatu tindakan ke atas organisasi, melihat bagaimana pelbagai fungsi organisasi yang saling melengkapi antara satu sama lain, memahami bagaimana organisasi berhubung dengan persekitarannya, dan menyedari bagaimana perubahan yang berlaku di suatu bahagian organisasi memberi kesan terhadap keseluruhan organisasi. Kefahaman yang jelas terhadap aspek di atas membolehkan pengurus membuat perancangan jangka panjang bagi organisasi. Kemahiran ini penting kepada pengurus atasan.

ii.        Kemahiran Teknikal

Merupakan kemahiran yang melibatkan kebolehan dan keupayaan pengurus untuk memahami dan menggunakan teknik, kaedah, peralatan dan prosedur tertentu dalam pekerjaan. Kemahiran ini boleh dipelajari di institusi pengajian seperti di Institut Kemahiran Mara, Institut Latihan Perindustrian dan Institusi Pengajian Tinggi. Meskipun kemahiran ini sangat diperlukan oleh pengurus bawahan kerana terlibat secara langsung dalam proses penyeliaan pekerja bawahan mereka.  Namun, kemahiran teknikal di kalangan pengurus pertengahan dan pengurus atasan akan membantu mereka dalam urusan pentadbiran syarikat.

    

iii.       Kemahiran  Kemanusiaan

Kemahiran kemanusiaan merujuk kepada kemahiran berkomunikasi dengan pelbagai pihak untuk tujuan tertentu. Kemahiran ini melibatkan keupayaan untuk membentuk kerjasama dengan individu atau kumpulan yang dipimpin. Keupayaan membentuk kerjasama ini boleh dilihat melalui interaksi dan komunikasi dengan baik sesama ahli, boleh bekerja dengan orang lain, dan memahami gelagat dan kepentingan individu atau kumpulan dalam setiap aktiviti yang melibatkan peyertaan bersama. Pengurus yang mempunyai kemahiran kemanusiaan yang unggul akan berupaya melaksana tanggungjawab kepimpinan yang baik, cekap dan berkesan. Pengurus juga boleh menggunakan kemahiran kemanusiaan yang dimilikinya bagi memotivasikan individu atau kumpulan yang dipimpin dan mewujudkan persekitaran komunikasi yang memberangsangkan bagi faedah organisasi dan aktiviti yang dilaksanakan.

 

 

Kaitan Kemahiran Pengurusan Dengan Tingkat Pengurusan

       Rajah 2.2:Perkaitan antara jenis kemahiran dengan tingkat pengurusan

 

 

a.            Pengurus Bawahan

Kemahiran teknikal adalah sangat penting bagi pengurus bawahan seperti penyelia atau pegawai tadbir kerana mereka perlu mengawasi segala aktiviti dan operasi harian organisasi. Tanpa pengetahuan yang mencukupi tentang aspek-aspek teknikal produk atau perkhidmatan yang berkenaan, mereka akan menghadapi kesukaran untuk membantu pekerja yang menghadapi masalah serta sukar untuk menguruskan aktiviti-aktiviti di dalam organisasi berkenaan.

           

Kemahiran manusia juga sangat penting kerana pengurus bawahan menjadi penghubung antara pengurusan pertengahan dengan pekerja bukan pengurusan. Mereka yang akan memaklumkan matlamat organisasi, menjelaskan masalah organisasi dan memberi motivasi kepada pekerja.

b.         Pengurus Pertengahan

Bagi pengurus pertengahan sangat memerlukan kemahiran kemanusiaan/komunikasi/interpersonal. Mereka menjadi penghubung dengan jabatan-jabatan lain dalam organisasi. Contohnya, jika suatu mesyuarat antara jabatan diadakan, pengarah atau pengurus pertengahan seperti Pengurus Pemasaran, Pengurus Kewangan dan Pengurus Sumber Manusia akan menjadi pengantara untuk membincangkan masalah masing-masing.

Kemahiran teknikal tidak begitu penting kepada pengurus pertengahan namun membantu mereka bertindak dengan lebih bijak dan memahami aktiviti bahagian mereka. Dengan sebab itulah, kebanyakan syarikat di Jepun mewajibkan setiap pengurus melakukan kerja-kerja operasi semasa mereka mula bekerja di sesebuah organisasi.

           

c.         Pengurus Atasan

Pengurus atasan sangat memerlukan kemahiran konseptual. Mereka perlu sensitif kepada sebarang bentuk perubahan persekitaran dalaman atau luaran untuk membuat perancangan strategi. Misalnya kegawatan ekonomi akan menyebabkan operasi syarikat terjejas. Mereka perlu cepat bertindak untuk menangani sebarang bentuk perubahan yang boleh menjadi ancaman kepada organisasi.

Pengurus atasan juga perlu bijak berkomunikasi dengan semua pihak sama ada di dalam atau di luar organisasi. Sebagai ketua syarikat, mereka turut menjadi role model kepada pekerja organisasi. Setiap ucapan, maklumat, nasihat dan motivasi yang di sampaikan dengan jelas kepada semua pekerja mampu melonjakkan peningkatan produktiviti di kalangan pekerja.